Derfor mislykkes mange endringsprosesser – selv om strategien er god
De fleste virksomheter bruker mye tid på å planlegge endringer. Strategien analyseres, organiseringen tegnes opp, prosjektgrupper etableres og milepæler settes. Likevel opplever mange at endringen møter motstand, skaper usikkerhet eller tar langt lengre tid enn forventet.
Det er lett å tro at problemet ligger i selve endringen. Men ofte ligger utfordringen et annet sted: i kommunikasjonen.
Endring handler om mennesker
Det er lett å se på kommunikasjon som noe som skjer når beslutningene allerede er tatt. Da blir oppgaven å informere medarbeiderne om hva som skal skje.
Problemet er at mennesker sjelden endrer seg fordi de har fått mer informasjon.
De endrer seg når de forstår hvorfor endringen er nødvendig, hvordan den påvirker dem, og hva som forventes av dem. Det krever mer enn en e-post fra administrerende direktør eller et allmøte med en PowerPoint-presentasjon.
God endringskommunikasjon handler derfor ikke først og fremst om å sende budskap. Den handler om å skape forståelse.
Informasjon er ikke det samme som kommunikasjon
Mange endringsprosjekter preges av høy informasjonsaktivitet. Det produseres presentasjoner, intranettsaker, nyhetsbrev og spørsmål-og-svar-dokumenter.
Likevel sitter medarbeiderne igjen med de samme spørsmålene:
Hvorfor gjør vi dette?
Hva betyr dette for meg?
Kommer dette egentlig til å skje?
Hva forventes av meg nå?
Hvis disse spørsmålene ikke blir besvart, oppstår det et tomrom. Og tomrom fylles raskt med antakelser, rykter og usikkerhet.
Kommunikasjon handler derfor ikke om hvor mye som blir sagt. Den handler om hvor mye som faktisk blir forstått.
Motstand er ofte et kommunikasjonsproblem
Ledere beskriver ofte at de møter motstand mot endringer.
Noen ganger handler motstanden om uenighet. Men langt oftere handler den om usikkerhet.
Når mennesker mangler informasjon de har tillit til, lager de sine egne forklaringer. Da blir det lett å tolke stillhet som skjulte planer, forsinkelser som manglende kontroll eller uklare budskap som tegn på at ledelsen ikke vet hvor den skal.
God kommunikasjon fjerner ikke all motstand. Men den kan redusere unødvendig motstand ved å gjøre endringen mer forståelig og mer forutsigbar.
Mellomlederne er de viktigste kommunikatørene
En av de vanligste feilene er å tro at konsernsjefen eller prosjektlederen er den viktigste avsenderen.
For de fleste medarbeidere er det nærmeste leder som avgjør hvordan endringen oppfattes.
Det er hos nærmeste leder spørsmålene blir stilt, bekymringene deles og usikkerheten håndteres.
Derfor er det sjelden nok å gi mellomlederne informasjon. De må få tid til å forstå endringen selv, anledning til å stille kritiske spørsmål og støtte til å kommunisere videre på en troverdig måte.
Kommunikasjon er ikke siste punkt på prosjektplanen
I mange prosjekter blir kommunikasjon lagt inn som en egen aktivitet mot slutten av planleggingen.
Da er beslutningene allerede tatt, og kommunikasjonsoppgaven blir å forklare dem.
De beste endringsprosessene gjør det motsatte.
De bruker kommunikasjon gjennom hele prosessen: når endringen utredes, når beslutningene tas, når den gjennomføres og når den skal bli en del av hverdagen.
Kommunikasjon er ikke en avslutning på endringsarbeidet. Den er en forutsetning for at endringen skal lykkes.
God endringskommunikasjon bygger tillit
Ingen kommunikasjonsplan kan fjerne all usikkerhet. Det er heller ikke målet.
Målet er at medarbeiderne skal forstå hvorfor endringen skjer, oppleve at de blir tatt på alvor og vite hva som forventes av dem.
Da øker sannsynligheten for at endringen faktisk blir gjennomført – ikke bare vedtatt.
For de fleste virksomheter er derfor spørsmålet ikke om de skal kommunisere under endring. Spørsmålet er om de kommuniserer på en måte som skaper forståelse, tillit og handling.
Trenger dere bistand med endringskommunikasjon?
Jeg bistår virksomheter med å planlegge og gjennomføre kommunikasjon i små og store endringsprosesser – fra kommunikasjonsstrategi og lederstøtte til budskapsutvikling, workshops og praktisk gjennomføring.